Chứng từ mua hàng hoá

Navigation:  6. Hướng dẫn sử dụng chức năng > Menu Nghiệp vụ > Mua hàng > Mua hàng hoá, dịch vụ >

Chứng từ mua hàng hoá

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Show/Hide Hidden Text

Cho phép lập các chứng từ mua hàng trong trường hợp mua hàng về nhập kho, mua hàng không qua kho, mua hàng nhập khẩu.

Cách thao tác

hmtoggle_plus1Lập chứng từ mua hàng trong nước về nhập kho

Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá):

Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính)

Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho:

HDSD_MUAHANG_Chungtumuahang_Lapctmhangtrongnuocvenhapkho_b1        

Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay (bằng tiền mặc, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).

Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn. Thông tin chi tiết tham khảo tại đây

Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng trong nước nhập kho:

oThông tin chung => bao gồm các thông tin:

Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.

Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp => nếu không khai báo thì kế toán có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.

Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.

Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

...

oThông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.

oThông tin hoá đơn: nhập thông tin hoá đơn GTGT cho chứng từ mua hàng trong trường hợp mua hàng về đã có hoá đơn.

oChọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán => trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.

oThông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT... của hàng được mua về.

oThông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào.

oThông tin chi phí: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có).

Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

hmtoggle_plus1Lập chứng từ mua hàng trong nước không nhập kho

Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá):

Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính)

Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước không qua kho:

MHkkemhoadon        

Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay (bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).

Xác nhận lập chứng từ mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc không có hóa đơn. Thông tin chi tiết tham khảo tại đây

Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng trong nước không nhập kho:

oThông tin chung => bao gồm các thông tin:

Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.

Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.

Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

...

oThông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.

oThông tin hoá đơn: nhập thông tin hoá đơn GTGT cho chứng từ mua hàng trong trường hợp mua hàng về đã có hoá đơn.

oChọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán => trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.

oThông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT... của hàng được mua về.

oThông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào.

oThông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng... => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.

Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

hmtoggle_plus1Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho

Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá):

Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính)

Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu nhập kho:

HDSD_MUAHANG_chungtumuahang_b4        

Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay (bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).

Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho:

oThông tin chung => bao gồm các thông tin:

Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.

Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp => nếu không khai báo thì kế toán có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.

Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.

Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

...

oThông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.

oThông tin hoá đơn: nhập thông tin hoá đơn GTGT cho chứng từ mua hàng nhập khẩu.

oChọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán => trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.

oThông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT... của hàng được mua về.

oThông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào.

oThông tin phí trước hải quan: thực hiện phân bổ phí trước hải quan vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có)

oThông tin phí hàng về kho: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có).

Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

hmtoggle_plus1Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu không nhập kho

Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá):

Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính)

Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu không qua kho:

HDSD_MUAHANG_Chungtumuahang_b5        

Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay (bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).

Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng nhập khẩu không nhập kho:

oThông tin chung => bao gồm các thông tin:

Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.

Người nhận: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp => nếu không khai báo thì kế toán có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.

Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.

Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

...

oThông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.

oThông tin hoá đơn: nhập thông tin hoá đơn GTGT cho chứng từ mua hàng nhập khẩu.

oChọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán => trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.

oThông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT... của hàng được mua về.

oThông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào.

oThông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng... => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.

Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

NOTE_iconnote1. Kế toán có thể lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng. Riêng với các chứng từ mua hàng không qua kho (trong nước và nhập khẩu) kế toán còn có thể lập chứng từ mua hàng từ lệnh sản xuất.

            2. Với chứng từ mua hàng trong nước đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, khi khai báo kế toán sẽ tích chọn thông tin Nhận kèm hoá đơn và khai báo thêm thông tin về hoá đơn GTGT trên tab Hoá đơn. Riêng với chứng từ mua hàng nhập khẩu, hệ thống sẽ luôn mặc định đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp.

           3. Với chứng từ mua hàng có phát sinh chiết khấu tới từng mặt hàng, kế toán sẽ nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu trên tab Hàng tiền (tương ứng với từng mặt hàng). Trường hợp chỉ có tỷ lệ chiết khẩu chung cho cả hoá đơn mua hàng, thực hiện phân bổ chiết khấu cho từng mặt hàng trên hoá đơn.

           4. Với chứng từ mua hàng về nhập kho có phát sinh chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp...), nếu muốn phân bổ các chi phí này vào giá trị nhập kho của từng mặt hàng được mua về, thực hiện chức năng phân bổ chi phí.

           5. Với chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho, kế toán cần phải thực hiện phân bổ chi phí trước hải quan vào từng mặt hàng được mua về.  

           6. Sau khi lưu chứng từ mua hàng hoá, kế toán có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).

Xem thêm

1. Các nghiệp vụ mua hàng

Mua hàng theo đơn mua hàng

Mua hàng theo lệnh sản xuất

Mua hàng trong nước về nhập kho

Mua hàng trong nước không qua kho

Mua hàng nhập khẩu nhập kho

Mua hàng nhập khẩu không qua kho

Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Mua hàng có chiết khấu thương mại

Hàng về trước hóa đơn về sau

Hóa đơn về trước hàng về sau

Mua dịch vụ

Giảm giá hàng đã mua về nhập kho

Giảm giá hàng mua không qua kho

Trả lại hàng đã mua về nhập kho

Trả lại hàng đã mua không qua kho

 2. Giới thiệu chức năng chung trên thanh công cụ tại các phân hệ nghiệp vụ

hmtoggle_plus13. Các tiện ích trên thanh công cụ

hmtoggle_plus14. Các tiện ích khi khai báo chứng từ mua hàng hoá

hmtoggle_plus15. Các tiện ích chuột phải trên tab chi tiết của chứng từ