Quản lý vật tư hàng tồn kho trên MISA SME.NET 2015 khác biệt thế nào với MISA SME.NET 2012

Navigation:  8. Câu hỏi thường gặp > Một số câu hỏi liên quan đến phần Kho >

Quản lý vật tư hàng tồn kho trên MISA SME.NET 2015 khác biệt thế nào với MISA SME.NET 2012

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Câu hỏi: Quản lý vật tư hàng tồn kho trên MISA SME.NET 2015 khác biệt thế nào với MISA SME.NET 2012

 

Hướng dẫn

1. Sự khác biệt trong quản lý kho giữa sản phẩm MISA SME.NET 2015 và MISA SME.NET 2012:

Công tác quản lý kho nghĩa là việc kế toán kho quản lý kho tại đơn vị (có thể phân theo tính chất VTHH, phân theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, phân theo vị trí địa lý...) về công tác nhập, xuất, tồn để làm căn cứ nhà quản lý đưa ra quyết định liên quan đến hàng tồn kho, đối chiếu với số thực tồn của Thủ kho.

- MISA SME.NET 2012: Quản lý kho gắn liền với TK kho.

Thông thường kế toán quản lý kho chưa chi tiết, không phân kho rõ ràng để theo dõi mà mở chung 01 hoặc một vài kho, sau đó sẽ thực hiện quản lý kho và gắn với tài khoản hạch toán trên các chứng từ kế toán. (Vẫn có thể tách kho nhưng thường kế toán đang bị hướng đi theo hướng này)

Ví dụ: Đơn vị có nhu cầu quản lý kho nguyên vật liệu riêng phục vụ cho 2 hoạt động sản xuất và dự án xây dựng và cũng mong muốn tính giá xuất kho riêng cho từng kho. Tuy nhiên, kế toán chỉ mở 1 kho NVL và tách tài khoản Nguyên liệu, vật liệu (TK152) thành 2 tiết khoản: Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất (TK 1521), Nguyên vật liệu phục vụ dự án xây dựng (TK 1522). Khi thực hiện nhập, xuất kho đơn vị chọn kho và TK tương ứng với hoạt động cần theo dõi => Khi đơn vị cần xem tổng hợp tồn kho nguyên liệu, vật liệu phục vụ riêng cho từng hoạt động đơn vị chỉ cần xem báo cáo tồn kho theo tài khoản kho.
- MISA SME.NET 2015: Quản lý kho không gắn liền với TK kho

Kế toán quản lý kho chi tiết theo từng kho, mở kho riêng đúng theo tính chất, nhu cầu quản lý tồn của từng kho, không liên quan đến tài khoản hạch toán.

Ví dụ: Cũng đơn vị nói trên, kế toán sẽ mở thành 2 kho: Kho NVLSX để theo dõi Nguyên liệu, vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất và kho NVLXD để theo dõi riêng Nguyên liệu, vật liệu phục vụ hoạt động dự án xây dựng mà không phải tách tài khoản 152 thành 2 tiết khoản. Khi thực hiện nhập, xuất kho đơn vị chọn đúng kho liên quan và chọn tài khoản hạch toán chung TK152 => Khi đơn vị cần xem tổng hợp tồn kho nguyên liệu, vật liệu phục vụ riêng cho từng hoạt động đơn vị chỉ cần xem báo cáo tồn kho theo từng kho.

=> Ưu điểm quản lý kho trên MISA SME.NET 2015:
- Khi kế toán nhập số dư đầu kỳ thường căn cứ vào bảng cân đối tài khoản năm trước để nhập cho các tài khoản, trên đó số dư các tài khoản kho chỉ là số dư tổng hợp cho các TK kho không thể hiện giá trị này tồn ở kho nào, của VTHH nào ... Vì vậy ngay từ đầu kế toán có thể đảm bảo nhập đủ và cân đối được số dư tài khoản theo báo cáo tài chính năm trước, không phải chờ đợi việc nhập kho xong mới biết được tài khoản kho đã đúng số dư hay chưa.
- Khi kế toán có nhu cầu theo dõi chi tiết tồn kho thì mới căn cứ vào báo cáo tổng hợp tồn kho để nhập chi tiết tồn VTHH theo từng kho và khi đó kế toán cũng không có nhu cầu, không quan tâm đến kho đấy là tài khoản kho nào. Vì vậy, không dẫn đến sai sót khi nhập kho này nhưng lại chọn nhầm tài khoản kho khác dẫn đến số dư tài khoản bị sai (số dư kho vẫn đúng) lại phải xóa đi nhập lại.

- Kế toán không phải mở nhiều tiết khoản trên hệ thống tài khoản, khi hạch toán sẽ hạn chế được sai sót do chọn nhầm tài khoản.

2. Hướng dẫn quản lý kho trên MISA SME.NET SME 2015:

2.1. Đối với khách hàng mới sử dụng phần mềm:

Ngay từ khi Kinh doanh bán hàng và tư vấn cho khách hàng sử dụng nếu khách hàng có nhu cầu quản lý kho thì hướng khách hàng tách kho theo đặc điểm quản lý kho và nhu cầu quản lý tồn kho của đơn vị, không hướng dẫn tách tiết khoản của tài khoản kho để quản lý tồn kho theo tài khoản.

Như ví dụ đã đề cập ở trên mục 1 phần quản lý kho theo MISA SME.NET 2015:

Khi kế toán có nhu cầu xem và báo cáo về công tác quản lý ở từng kho thì có thể xem Báo cáo tổng hợp tồn kho và chọn kho cần xem hoặc Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

Trường hợp kế toán muốn kiểm tra chi tiết hạch toán theo chứng từ nhập, xuất kho có đúng không thì có thể sửa mẫu báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa để hiển thị cột TK kho.

2.2. Đối với khách hàng đang sử dụng MISA SME.NET 2012 nâng cấp lên hoặc đang sử dụng MISA SME.NET 2015 theo hướng gắn với tài khoản kho:

-Biểu hiện: Dữ liệu kế toán đã có số liệu phát sinh liên quan đến nhập, xuất kho trên phần mềm và quản lý theo hướng gắn với tài khoản kho. Sau đó, kế toán vào báo cáo tổng hợp tồn kho để xem nhập, xuất, tồn của từng kho (chọn theo tài khoản kho) thì không xem được.

-Cách giải quyết:

Anh/chị kinh doanh, tư vấn giải thích cho khách hàng về cách thức quản lý kho không gắn với tài khoản kho trên phần mềm hiện nay.

Trao đổi với cách hàng về mục đích và cách thức quản lý kho để tư vấn cách tách kho cho phù hợp với nhu cầu quản lý tồn kho (Có thể tách kho theo chính các tài khoản kho mà khách hàng đã mở tiết khoản) và xác nhận lại với khách hàng để đảm bảo chính xác thông tin.

Hỗ trợ khách hàng chuyển chứng từ nhập, xuất kho đã phát sinh sang kho mới theo cách thức quản lý tồn kho không gắn với tài khoản kho.

- Các bước thực hiện hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng theo hướng quản lý kho không gắn với tài khoản kho:

Bước 1: Lấy dữ liệu của khách hàng về.

Bước 2: Tạo yêu cầu hỗ trợ trên JIRA đính kèm dữ liệu của khách hàng, cùng mail xác nhận cách thức tách kho để nhờ dự án hỗ trợ chuyển các chứng từ phát sinh về các kho tương ứng với các TK kho.

Bước 3: Dự án sẽ chuyển lại Script để chạy trên dữ liệu cho khách hàng (Sau khi chạy cần bảo trì dữ liệu để đảm bảo đúng đắn) hoặc có thể chuyển lại dữ liệu để anh/chị phục hồi lại cho khách hàng.

NOTE_iconnote Lưu ý: Anh/chị kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo đúng trước khi chuyển cho khách hàng. Nên thực hiện trên dữ liệu khác song song với dữ liệu khách hàng đang sử dụng. Sau khi chuyển dữ liệu cho khách hàng, đề nghị khách hàng kiểm tra lại đảm bảo tính đúng đắn.

 

Ví dụ:

Hiện tại công ty đang thực hiện xây dựng một số công trình phục vụ hoạt động doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán quản lý nguyên vật liệu chi tiết cho hoạt động sản xuất và hoạt động xây dựng. Khi hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu trong kỳ đã hạch toán riêng biệt cho các tài khoản kho chi tiết (Ví dụ: TK 1521 theo dõi Nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất, TK 1522 theo dõi Nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động xây dựng).

Kế toán mong muốn xem được báo cáo tổng hợp tồn kho VTHH theo tài khoản kho để theo dõi, kiểm soát được NVL sử dụng riêng cho hoạt động sản xuất, xây dựng là bao nhiêu? Từ đó đưa ra các biện pháp quản lý hiệu quả.

Bước 1: Hướng dẫn khách hàng tạo mã kho tương ứng với tài khoản kho:

Thực hiện tách việc quản lý NVL thành 2 kho là:

+ Kho NVL sản xuất  - TK 1521 (Do khách hàng vẫn muốn mở tiết khoản để lên bảng cân đối tài khoản xem chi tiết được)

+ Kho NVL xây dựng – TK 1522.

Bước 2: Trao đổi và gửi mail xác nhận nội dung chuyển các chứng từ phát sinh về các kho tương ứng với các TK kho cho khách hàng và đề nghị khách hàng gửi lại mail xác nhận.

-Danh mục kho

Tách kho 152- Nguyên liệu, vật liệu thành 2 kho

Kho 1: Mã 1521 – Tên: Nguyên liệu, vật liệu (PV SX)

Kho 2: Mã 1522 – Tên: Nguyên liệu, vật liệu (XD GĐ2)

- Phần vật tư hàng hóa tồn kho đầu kỳ

Chuyển hết số liệu trên Kho 152 về Kho 1521 – Nguyên liệu, vật liệu (PV SX) vì dự án xây dựng phát sinh trong năm 2015 nên trong năm 2014 không có số liệu.

- Phần dữ liệu phát sinh trong kỳ:

+Chuyển toàn bộ chứng từ hạch toán liên quan đến TK 1521 và kho 152 về Kho 1521 - Nguyên liệu, vật liệu (PV SX) (Tài khoản giữ nguyên)

+Chuyển toàn bộ chứng từ hạch toán liên quan đến TK 1522 và kho 152 về Kho 1522 - Nguyên liệu, vật liệu (XD GĐ2) (Tài khoản giữ nguyên)

Bước 3: Khi nhận được mail xác nhận của khách hàng thì anh/chị tư vấn hoặc kinh doanh thực hiện lấy dữ liệu của khách hàng về.

Bước 4: Chuyển dữ liệu của khách hàng cùng với mail xác nhận của khách hàng nhờ dự án hỗ trợ tạo script để chuyển các chứng từ phát sinh về các kho tương ứng với các TK kho theo nội dung xác nhận của đơn vị.

Bước 5: Sau khi nhận được Script do dự án chuyển lại thì anh/chị tư vấn hoặc kinh doanh chạy Script tách kho, bảo trì dữ liệu và hướng dẫn khách hàng xem báo cáo tổng hợp tồn kho theo từng kho cần quản lý.